档案是党和国家的宝贵财富，是历史真实记录，它不仅有参考价值，而且有凭证作用。随着学校的发展和教学改革工作的不断深入，提高档案管理水平是适应学校建设的需要。为进一步加强我校档案工作，提高档案管理水平，更好地为学校各项工作提供优质服务，根据《档案法》以及事业单位档案目标管理标准的要求，结合本校档案工作实际情况特制定本规定。

一、党群、行政、教学文件材料归档的规定

1、党群、行政、教学档案是学校各职能科室贯彻党的方针、政策，执行上级批示，开展各项工作和活动的历史记录，各有关部门所形成的具有利用价值的文件材料应及时向档案室移交。

2、对本单位举办的各种重大会议，须有档案人员参加，及时收集各种文件材料。

3、获市级以上荣誉证书、奖杯等，由获奖部门向档案室移交。

4、收集档案材料要做到“八全”，即文件的印件与定稿全、正文与附件全、转发文与原件全、请示与批复全、计划与总结全、会议文件全、图纸与所附文字资料全、照片与底片全。

5、归档的文件材料，必须清晰，文字书写用碳素墨水或兰黑墨水，禁止用圆珠笔、铅笔及彩色笔。

二、科研档案管理规定

1、科研文件材料在科研项目完成后，及时向档案室移交全部文件材料，归档的科研文件材料必须是原件。

2、在省级以上刊物发表的论文及证书，须把复印件(包括杂志封面、 目录、内容)及时向档案室移交。

三、设备档案管理规定

l、设备、仪器的开箱，由主管使用科室，会同档案室共同清点、登记上帐，填写入库清单，文件材料的原本由档案室存档，科室使用时复制。

2、凡擅自开箱拿走文件材料，不向档案室移交者，档案室在合同上不予签字，计划财务处不予报销。

3、设备、仪器的运行、维修记录、报废报告及批复，应及时向档案室移交。

四、基建档案管理规定

1、凡是记述和反映本单位有关基建方面的文字材料都应归档。

2、归档的文件材料必须达到齐全、完整、准确、图物相符，图面整洁，图纸线条、字迹清楚，荫图显影清晰，纸张优良。

五、声像档案管理规定

1、校内各部门形成的声像材料，拍摄、录制、编辑工作完成后，及时向档案室移交。

2、归档的声像材料必须是原件、原版，照片、底片齐全，要有详细记录、时间、地点、人物、摄录人。

六、会计档案管理规定

1、计划财务处所形成的会计档案，由计划财务处兼职档案员负责整理、立卷装订成册，封面和首页的内容应按要求填写完整。

2、移交时，应填写入库登记表，双方要根据入库登记表检查核对，履行签字手续。在会计年度终了后，暂由计划财务处保管一至两年，期满后次年三月份前移交档案室。

七、本规定自发布之日起施行。