总务处立卷归档制度

一、立卷归档管理及内容
1、总务处档案管理工作实行统一领导、分级管理。办公室负责总务产业处档案工作。
2、办公室做好档案管理、协调、监督、检查工作；负责各种文件的收文办理和立卷归档工作。
3、总务处所有工作人员在从事各项公务活动中形成的各种载体、形式的文件材料必须按照归档的规定收集齐全，并及时向办公室移交，集中管理。
二、立卷归档范围
各部门按照以下范围立卷。
（一）办公室方面
1、上级有关总务处工作的文件；
2、总务处的工作规章制度；
3、总务处工作计划、总结、报告、调查材料；
4、总务处大事记；
5、总务处工资发放名册、卡片；
6、年度以上各种统计报表（含工资报表）；
7、固定资产明细帐（卡片）；
8、校办产业的文件材料；
9、其他应归档的文件材料；
（二）节能方面
1、节能工作计划、总结、规定制度、大事记等；
2、年度水电暖统计报表；年度绿化用水统计报表；
3、年度用水用电计划分配表；
4、基础设施改建、扩建、安装维修等专项工程：
（1）项目的论证、立项报告及批复材料。
（2）项目设计文件。
（3）项目招标的标书、合同、协议，施工队伍的资质证书。
（4）施工图、施工过程中的施工记录、交工验收记录、临时变更签证、协议等。
（5）隐蔽工程验收记录及项目负责人签署的意见等。
（6）项目预算、决算及审计情况的材料。
（7）项目竣工图纸、工程质量评价文件、竣工验收材料等。
（8）与项目有关的管理性文件材料等。
5、水、电、气管道分布图；
6、其他应归档的文件材料；
7、反映归档内容的各类声像材料，包括照片、录像制品、录音制品、光盘等。
（三）校园环境管理科
1、工作计划、总结、规定制度、大事记等；
2、专项工程：
（1）项目立项报告及批复材料。
（2）项目设计文件。
（3）项目招标的标书、合同、协议，施工队伍的资质证书。
（4）施工图、施工过程中的施工记录、交工验收记录、临时变更签证、协议等。
（5）隐蔽工程验收记录及项目负责人签署的意见等。
（6）项目预算、决算及审计情况的材料。
（7）项目竣工图纸、工程质量评价文件、竣工验收材料等。
（8）与项目有关的管理性文件材料等。
3、其他应归档的文件材料；
（四）维修
1、工作计划、总结、大事记等；
2、年度以上规划表、分配计划、测算表；
3、办公用房管理的文件材料等；
4、维修工程：
（1）维修项目预算决算及审计情况的材料；
（2）施工过程中的施工记录、交工验收记录、协议等。
（3）隐蔽工程验收记录及项目负责人签署的意见等。
（4）维修项目竣工验收材料等。
（5）与维修项目有关的管理性文件材料等。
5、其他应归档的文件材料；
三、立卷和移交归档
（一）各部门要坚持平时立卷制度。将收集齐全的文件材料整理立卷，做到使用档案盒统一，卷内文件目录、卷内备考表和案卷标题填写格式要一致。
（二）归档时间
1、能按自然年度归档的文件材料，在当年寒假前归档。
2、工程项目的档案，在项目鉴定、验收后一个月内归档。
3、其他按规定应归档的文件材料，可随时归档。
（三）各部门在规定的归档时间内，将整理好的档案移交办公室。
（四）填写文件目录、标题，均应使用签字笔书写。
（五）归档文件材料应是文件材料的原件。
（六）办公室要督促、支持各部门完成归档工作。